Công tác báo cáo định kỳ của TW Hội LHPN Việt Nam

1. Đặt vấn đề

Trong những năm qua, Trung ương (TW) Hội Liên hiệp Phụ nữ (LHPN) Việt Nam luôn quan tâm công tác báo cáo định kỳ (BCĐK). Đoàn Chủ tịch TW Hội chỉ đạo mạnh mẽ và từ sớm chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý, điều hành hoạt động Hội nói chung và quản lý, điều hành cơ quan TW Hội nói riêng, đặc biệt là trong quy trình gửi, nhận và xử lý văn bản, báo cáo.

Tuy nhiên, so với yêu cầu thực tế, công tác BCĐK của Hội LHPN Việt Nam cấp TW vẫn còn những khó khăn, hạn chế nhất định, nhất là trong bối cảnh tăng cường ứng dụng CNTT như hiện nay. Bởi vì các thông tin trong báo cáo tháng chưa được cập nhật thường xuyên, thiếu tính thời sự; báo cáo sơ sài, thiên về liệt kê công việc, thiếu số liệu minh chứng rõ ràng và ít có những nhận định, đánh giá mang tính khái quát; khả năng sử dụng Phần mềm của một số đơn vị thực hiện báo cáo còn hạn chế... Trong khi đó, yêu cầu của lãnh đạo Hội LHPN Việt Nam đối với công tác báo cáo ngày càng cao, đòi hỏi nội dung báo cáo chính xác, cụ thể hơn, với tần suất báo cáo ngày càng nhiều; số lượng biên chế cán bộ chuyên trách làm công tác báo cáo còn thiếu, cán bộ thực hiện báo cáo tại các đơn vị đều kiêm nhiệm, chưa được tập huấn công tác viết báo cáo một cách đầy đủ, bài bản, hoặc chỉ đảm nhiệm công việc trong thời gian ngắn rồi luân chuyển cho cán bộ khác. Bên cạnh đó, phần mềm báo cáo hiện nay đang trong quá trình bổ sung, điều chỉnh, nâng cấp nên một số tính năng, chưa đáp ứng được yêu cầu. Nguồn kinh phí phân bổ cho hoạt động nâng cấp phần mềm báo cáo còn hạn chế...

Những khó khăn, hạn chế kể trên dẫn tới nội dung các BCĐK còn thiếu thông tin, cơ sở khoa học và thực tiễn còn hạn chế hoặc được ban hành chậm, muộn, giảm hiệu quả công tác tham mưu  phục vụ Ban Chấp hành, Thường trực Đoàn Chủ tịch. Vì vậy, đề tài nghiên cứu khoa học “Công tác BCĐK của TW Hội LHPN Việt Nam - Thực trạng và giải pháp” là rất cần thiết, có tính ứng dụng cao nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác BCĐK; Đánh giá thực trạng công tác BCĐK của TW Hội LHPN Việt Nam giai đoạn 2017 - 2022 và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác BCĐK của TW Hội LHPN Việt Nam nhiệm kỳ 2022 - 2027.

2. Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp và điều tra khảo sát bằng bảng hỏi 42 cán bộ TW Hội và 103 cán bộ Hội thực hiện công tác BCĐK ở 63 tỉnh, thành trong cả nước bằng trực tuyến (sử dụng google form), kết hợp với khảo sát trực tiếp tại 2 tỉnh Quảng Nam, Long An theo phương pháp chọn mẫu chủ đích, trong đó có chú ý đến một số tiêu chí, như: khu vực địa lý và mức độ thực hiện công tác BCĐK (tốt, chưa tốt). Sau khi thu thập và xử lý dữ liệu, kết quả thu được là bằng chứng để phân tích, đánh giá, so sánh, làm phong phú các thông tin, tạo ra sự liên kết giữa các dữ liệu, làm cho vấn đề nghiên cứu được sâu sắc, sáng rõ hơn và là cơ sở đề xuất các giải pháp.

Hình 1. Mô hình phân tích của đề tài

3. Kết quả nghiên cứu

3.1. Thực trạng công tác báo cáo định kỳ

Thông qua đánh giá thực tiễn áp dụng quy định về công tác BCĐK của TW Hội LHPN Việt Nam, phân tích các yếu tố ảnh hưởng như: Sự phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan trong công tác BCĐK; Trình độ, nhận thức của các cá nhân liên quan trong công tác BCĐK; Nguồn lực (tài chính, con người, thông tin) cho công tác quản lý, theo dõi và thực hiện BCĐK, có thể đánh giá chung công tác báo cáo định kỳ của TW Hội LHPN Việt Nam như sau:

  * Ưu điểm:

Các văn bản quy định về công tác BCĐK của TW Hội LHPN Việt Nam rõ ràng, đầy đủ và chặt chẽ về nội dung báo cáo, các loại báo cáo, quy trình xây dựng báo cáo, kỳ hạn, thể thức báo cáo, biểu mẫu số liệu, khung mẫu (đề cương) báo cáo, trách nhiệm thực hiện, cách thức gửi/nhận báo cáo… Đây là căn cứ để Hội LHPN các tỉnh, thành và các ban, đơn vị TW Hội triển khai thực hiện đảm bảo thống nhất, đồng bộ.

Quy trình thực hiện công tác BCĐK của Hội khá toàn diện, với nhiều bước, qua nhiều cấp, do đó, thông tin cung cấp được đảm bảo đầy đủ, phản ánh được kết quả hoạt động định kỳ của hệ thống Hội và của cơ quan TW Hội một cách tổng thể, khách quan và khoa học, làm cơ sở giúp lãnh đạo Hội, Lãnh đạo cơ quan kịp thời chỉ đạo, điều hành công tác Hội, phong trào phụ nữ và hoạt động của cơ quan được thông suốt. Quy định thông tin báo cáo có mẫu biểu kèm theo cụ thể, rõ ràng, thuận tiện cho việc triển khai công tác báo cáo ở địa phương. Thời hạn báo cáo, khung báo cáo phù hợp. Các quy trình báo cáo được thực hiện linh hoạt, tùy vào quy mô, tính chất của từng loại báo cáo, không có quy định quy trình cứng nhắc cho tất cả các loại báo cáo định kỳ của cơ quan TW Hội.

Chất lượng nội dung, thể thức, tiến độ của báo cáo định kỳ được đánh giá đầy đủ, chính xác; trung thực, khách quan; có trọng tâm, cụ thể; đồng bộ, thống nhất; bố cục đầy đủ, rõ ràng; đúng thể thức theo quy định; từ ngữ thông dụng, đơn giản, dễ hiểu, thuần Việt; nộp đúng hạn.

Việc ứng dụng CNTT giúp cho việc gửi nhận báo cáo nhanh chóng và thuận tiện; lưu trữ, tra cứu thông tin dữ liệu báo cáo lưu trữ dễ dàng, thuận lợi; giảm tải thời gian và công sức của cán bộ trong thu thập và xử lý biểu mẫu số liệu hằng năm…

  * Hạn chế:

Việc bổ sung báo cáo tuần phục vụ cho cuộc họp Thường trực Đoàn Chủ tịch vào thứ 2 hằng tuần dẫn đến số lượng báo cáo tăng lên nhiều hơn, khoảng thời gian phải tổng hợp thông tin ngắn khiến cho cán bộ và lãnh đạo đầu mối thực hiện bắt buộc phải xử lý báo cáo vào cuối tuần, không có ngày nghỉ.

Thời hạn gửi báo cáo định kỳ hàng tháng trước ngày 15 hằng tháng còn có nhiều bất cập, do quy trình tổng hợp thông tin báo cáo từ cấp cơ sở lên (cấp sở gửi cấp huyện trước ngày 05 - 07 hằng tháng, cấp huyện gửi cấp tỉnh trước ngày 10 - 12 hàng tháng) dẫn đến thông tin tới cấp Trung ương không trùng khớp về thời gian (thông tin báo cáo tháng hiện tại đối với cấp xã chủ yếu là của tháng trước, các hoạt động sau ngày 15 hằng tháng của các cấp địa phương gần như không được cập nhật vào báo cáo gửi lên TW Hội…).

Về số lượng báo cáo: theo số lượng thống kê, hằng năm trung bình cơ quan TW Hội xây dựng 180 BCĐK, số lượng báo cáo nhiều dẫn đến ảnh hưởng đến thời gian vật chất thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác. Đặc biệt là việc bổ sung thêm báo cáo tuần từ năm 2022 dẫn đến quá tải cho cán bộ tổng hợp báo cáo, ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo không đảm bảo.

Việc xây dựng BCĐK trải qua nhiều bước, nhiều cấp và có thể qua nhiều vòng tiếp thu, chỉnh sửa sẽ làm cho thời gian từ dự thảo đến hoàn thiện kéo dài, đôi khi khó ban hành báo cáo đúng thời gian quy định. Việc kéo dài thời gian ban hành báo cáo cũng có thể làm cho thông tin không còn tính thời sự tại thời điểm ban hành (như báo cáo tháng của hệ thống Hội quy định ngày 20 hằng tháng phải hoàn thiện ký ban hành gửi Ban Dân vận Trung ương, tuy nhiên có khi cuối tháng mới ban hành được; báo cáo 6 tháng hệ thống Hội được trình tại Hội nghị BCH tổ chức từ trung tuần tháng 6, tuy nhiên sau đó lại tiếp tục tiếp thu ý kiến BCH qua nhiều vòng xin ý kiến lãnh đạo nên có thời điểm cuối tháng 7 mới ký ban hành).

Về quy định thời gian gửi báo cáo về TW Hội: Việc quy định báo cáo tỉnh/thành, các ban, đơn vị cơ quan gửi về vào ngày 15 hằng tháng làm cho các hoạt động, sự kiện, kỷ niệm các ngày lễ lớn sau ngày 15 hằng tháng sẽ không được các tỉnh/thành tổng hợp kịp thời dẫn đến thông tin nửa cuối tháng ít được cập nhật, hoặc được tổng hợp vào báo cáo của tháng sau nhưng sẽ mất đi tính thời sự của báo cáo.

Phần mềm Báo cáo tổng hợp và thống kê đã được đưa vào sử dụng từ năm 2021, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế (lỗi mạng, lỗi dữ liệu, các tính năng chưa đồng bộ…) cũng ảnh hưởng đến quy trình thực hiện báo cáo định kỳ.

Việc nắm bắt và phản ánh tình hình tư tưởng và những vấn đề nổi cộm liên quan đến phụ nữ, trẻ em của các cấp Hội LHPN Việt Nam còn hạn chế, chưa kịp thời; thậm chí có trường hợp báo chí đã lên tiếng, phản ánh về các vụ việc liên quan đến phụ nữ và trẻ em nhưng Hội LHPN địa phương vẫn chưa kịp nắm bắt thông tin cụ thể để báo cáo lên Hội LHPN cấp trên. Báo cáo còn dài dòng, kể việc; ít nhận định, đánh giá mang tính khái quát, tính phản biện còn ít, thiếu tính dự báo, nhất là đối với những báo cáo sơ kết 6 tháng, báo cáo năm; Báo cáo còn thiếu số liệu, minh chứng cụ thể, chi tiết, một số số liệu còn thiếu chính xác, khách quan; ít thông tin về các mô hình điển hình, cách làm hay để các địa phương có thể học hỏi kinh nghiệm và nhân rộng. Hệ thống biểu mẫu số liệu còn dài, nhiều chỉ tiêu số liệu quá chi tiết dẫn đến quá tải, khó khăn cho cán bộ tổng hợp số liệu, nhất là cấp cơ sở; một số số liệu thay đổi, biến động qua từng thời điểm dẫn đến khó khăn trong việc lấy số liệu tin cậy từ địa phương.

Phần mềm phục vụ công tác BCĐK hiện chưa hoàn chỉnh, còn nhiều lỗi, chưa thân thiện với người dùng, vẫn đang trong quá trình bổ sung, điều chỉnh, nâng cấp nên một số tính năng chưa đáp ứng được yêu cầu.

3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác báo cáo định kỳ của TW Hội LHPN Việt Nam

Trên cơ sở phân tích thực trạng, nhóm đề tài đề xuất 3 nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác báo cáo định kỳ của TW Hội LHPN Việt Nam như sau:

- Giải pháp nâng cao nhận thức của các bên liên quan trong công tác BCĐK: Nâng cao nhận thức của đội ngũ lãnh đạo, quản lý phụ trách công tác thông tin, báo cáo và đối với đội ngũ cán bộ trực tiếp thực hiện công tác báo cáo định kỳ.

- Giải pháp cải tiến quy định, quy trình thực hiện công tác BCĐK: Bổ sung trong quy định chế độ báo cáo hiện hành của Hội LHPN Việt Nam nội dung quản lý, sử dụng, khai thác hệ thống thông tin báo cáo của Hội; Đẩy mạnh phân cấp, phân quyền trong quy trình thực hiện chế độ báo cáo; Hệ thống hóa, rà soát, tích hợp các loại báo cáo.

- Giải pháp nâng cao chất lượng nguồn lực thực hiện công tác BCĐK:

+ Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác báo cáo định kỳ: từ phía người viết báo cáo, cần rèn luyện các kỹ năng: nghiên cứu, thu thập thông tin, kỹ năng phân tích, đánh giá, khái quát thông tin; kỹ năng diễn đạt, trình bày văn bản; kỹ năng lắng nghe, phản hồi.

+ Ngoài ra, cần hoàn thiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác BCĐK, cải thiện điều kiện cơ sở vật chất, môi trường làm việc, tăng cường công tác phối hợp trong thực hiện chế độ báo cáo; nâng cao chất lượng nguồn thông tin.

- Giải pháp tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác báo cáo định kỳ:

  + Xây dựng cơ chế, chính sách, đào tạo đội ngũ cán bộ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác báo cáo định kỳ: đề xuất xây dựng Đề án về hỗ trợ phụ nữ tham gia chuyển đổi số trình Chính phủ ban hành; cân đối thêm nguồn lực cho chương trình phát triển và ứng dụng CNTT tại cơ quan; tăng cường hoạt động tuyên truyền và đào tạo nguồn nhân lực ứng dụng CNTT, chuyển đổi số trong công tác BCĐK; xây dựng cơ chế chặt chẽ về việc báo cáo số liệu qua phần mềm.

  + Tăng tính hiệu quả của phần mềm Tổng hợp báo cáo thống kê: triển khai đồng bộ phần mềm trong toàn hệ thống Hội LHPN Việt Nam, tích hợp phần mềm với Trục liên thông văn bản quốc gia; cải thiện khâu phân cấp, phân quyền, tính lũy kế của số liệu trên phần mềm.

4. Kết luận

BCĐK là yêu cầu đặt ra đối với mọi hoạt động liên quan đến quản lý, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức nói chung và của TW Hội LHPN Việt Nam nói riêng; là cơ sở đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ được giao, là căn cứ để các cấp có thẩm quyền thực hiện công tác chỉ đạo, điều hành và đưa ra các quyết định. Là một tổ chức chính trị - xã hội, trong những năm qua, TW Hội LHPN Việt Nam luôn chú trọng tới việc thực hiện công tác BCĐK để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động Hội và báo cáo kết quả, nội dung đạt được đến các Ban của Đảng, Ủy ban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các bộ, ngành, cơ quan, tổ chức theo yêu cầu.

Đánh giá thực trạng công tác BCĐK cho thấy, công tác BCĐK của cơ quan TW Hội đã đi vào nền nếp nhưng vẫn còn hạn chế nhất định, đặc biệt về phần ứng dụng CNTT. 3 nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức của các bên liên quan; cải tiến quy định, quy trình thực hiện; và nâng cao chất lượng nguồn lực thực hiện công tác BCĐK đã được đề xuất nhằm tạo ra những thay đổi mang tính thực tế, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác báo cáo nói chung và công tác BCĐK nói riêng./.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Việt

1. Chính phủ (2019). Nghị định số 09/2019/NĐ-CP quy định về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước.

2. Đoàn Chủ tịch Hội LHPN Việt Nam (2017). Quy định số 01/QĐ-ĐCT ngày 11/8/2017 của Đoàn Chủ tịch về công tác thông tin báo cáo trong hệ thống Hội LHPN Việt Nam nhiệm kỳ 2017-2022.

3. Đoàn Chủ tịch Hội LHPN Việt Nam (2019). Công văn 2708/ĐCT-VP của ĐCT ngày 25/02/2019 về việc điều chỉnh thời hạn gửi thông tin báo cáo trong hệ thống Hội LHPN Việt Nam nhiệm kỳ 2017 - 2022

4. Đoàn Chủ tịch Hội LHPN Việt Nam (2020). Công văn số 4230/ĐCT-VP ngày 31/3/2020 của ĐCT về việc điều chỉnh biểu mẫu số liệu 6 tháng, năm.

5. Đoàn Chủ tịch Hội LHPN Việt Nam (2020). Quy chế Công tác Văn thư và Lưu trữ (Quyết định số 4682/QĐ-ĐCT ngày 24/6/2020 của Đoàn Chủ tịch).

6. Hội LHPN Việt Nam (2017). Văn kiện Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc lần thứ XII. Hà Nội: Nxb. Phụ nữ.

7. Hội LHPN Việt Nam (2020). Chiến lược phát triển Hội LHPN Việt Nam đến năm 2030, tầm nhìn 2035.

8. Hội LHPN Việt Nam (2022). Văn kiện Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc lần thứ XIII. Hà Nội: Nxb. Phụ nữ.

9. Nguyễn Nam Anh (2021). Đề tài khoa học “Nghiên cứu, đề xuất giải pháp tổng thể nhằm đơn giản hóa chế độ báo cáo, hệ thống biểu mẫu trong toàn ngành tài nguyên và môi trường nhằm kiểm soát hiệu quả việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo và các nhiệm vụ được giao”. Bộ Tài nguyên và Môi trường.

10. Lê Quang Linh (2018). Đề tài khoa học “Chế độ thông tin, báo cáo của Thanh tra Chính phủ - Thực trạng và giải pháp”. Vụ Kế hoạch, Tài chính và Tổng hợp, Thanh tra Chính phủ.

11. Phùng Khánh Tài (2019). “Đề xuất một số giải pháp đổi mới công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp”.

12. Đỗ Thị Kiều Trang (2022). Đề tài khoa học “Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn nhằm chuẩn hóa, điện tử hóa chế độ BCĐK thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ thống nhất trong cả nước”. Bộ Khoa học và Công nghệ.

20. Văn phòng TW Hội LHPN Việt Nam (2008). Đề tài khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác thống kê, báo cáo số liệu trong hệ thống Hội LHPN Việt Nam”.

Tiếng Anh

21. Aaccelopment (2023). From H2020 to Horizon Europe – our experiences from the first periodic reports. Lấy từ: https://accelopment.com/service/ projectmanagement/from-h2020-to-horizon-europe-our-experiences-from-the-first-periodic-reports/. Truy cập 04/7/2023.

22. UNESCO (1998). Methodology and procedures for periodic reporting. World Heritage Committee, 22^nd, Kyoto, Japan.

ThS. Hoàng Anh Thơ  (Chủ nhiệm đề tài - Phó Chánh Văn phòng TW Hội LHPN Việt Nam)   

ThS. Nguyễn Thị Bảo Nga  (Phó Chủ nhiệm đề tài - Phó Trưởng phòng Tổng hợp - Thi đua, Văn phòng TW Hội LHPN Việt Nam) 

ThS. Nguyễn Phương Nga  (Thư ký đề tài - Chuyên viên phòng Tổng hợp - Thi đua, Văn phòng TW Hội LHPN Việt Nam)